ペーパーレス化でのコスト削減

・１３端末で、各顧客の決算書等の作成及び、確定申告を実施しているが最近確定申告の需要が多く1月から3月までが繁忙期で業務が追い付かない。
・使用しているシステムは、グループウェアはサイボウズ、会計システムはMJSサーバー型NX-pro、各スタッフノートPC1台、事務所でコニカミノルタ製複合機2台
・確定申告の時期客先に行き伝票を全て持ち帰る。若しくはfax・メール等で伝票が送られてくる。
・伝票を見ながら会計システムに入力。
→その際メール等で送られた伝票はpdfファイルなどでPCの画面で見なければならないが、ディスプレイが小さく入力と同時に見る事が難しい。
→伝票と会計システムに入力した情報、またはワード・エクセルなど様々な形態のファイルを1顧客でとして纏めるのに顧客毎にフォルダに収めて保存。
→保存したファイルが様々な形式のファイルなのでファイル毎にアプリが立ち上がり閲覧するのが面倒である。
→スタッフが使用しているスペースが限られており、デスクトップと大きなディスプレイを設置する事は非常に難しく、客先に訪問する際もPCを持参するときがあるのでノートPCは必須。

（１）スペースを考慮すると既存のノートPCにディスプレイを接続し閲覧ファイルを見ながら、入力できる環境を整える。
　　　→23～２７インチのディスプレイを接続し入力画面と閲覧画面を1画面で構成させる。
（２）入力は主に数字であり、テンキーやマウスの使い勝手が良くないと効率が悪い。
　　　→既存ノートPCにUSBハブ経由好みのコードレスキーボード・マウスを接続することによりスペースを有効に利用する。
（３）入力するのは主に会計システムであり、他のファイルは殆どが閲覧のみの場合が多いことから、ゼロックスのDocu-worksを導入。
　　　→拡張子の異なるファイルをあたかも一つのファイルとして纏めることが可能で、閲覧だけであれば無償の閲覧ソフトがあり、顧客に見てもらう事も可能。

（１）当初5台分の25インチディスプレイ・USBハブ・各個人お好みのキーボード・マウスを導入し、ノートPCに接続
　　　→現在のデスクスペースでディスプレイ・無線キーボード・無線マウスを利用し、本体のノートPCのI/O関係は使用せず。
（２）Docu Worksを5台分導入し、異なるファイルを一括のファイルとして保存。
（３）その後使い勝手が良い事を確認し、8台分追加。
（４）Docu Worksをもっと深く理解するために、ゼロックスに依頼し出張説明を受ける（購入者は無償）
（５）ビルの構造上縦系（フロア間）LANケーブルを増設する事が困難であり各フロアに設置されたWifiも併用。
（６）PC等の電源コンセントが煩雑で各フロア分電盤から電源コンセントを増設整理。

（１）仕事の効率化が図れ、お客様の資料も一元化できた。
（２）今までのスペースで納めることができた。
（３）今後お客様がもっと増えた際の対応も検討しておく必要がある。
（４）現状会計システムがサーバー設置方式であるが、近い将来クラウド型がリリースされた際の対応も要検討。

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